Bádateľský poriadok Archívu Ústavu pamäti národa

Gestorský útvar: Archív Ústavu pamäti národa
Schválil: Správna rada Ústavu pamäti národa
Účinnosť: 1. júla 2024

Článok I.
Základné ustanovenia

1. Bádateľský poriadok Archívu Ústavu pamäti národa (ďalej len „Bádateľský poriadok") upravuje zásady prístupu k archívnym dokumentom, organizáciu ich štúdia, ochranu archívnych dokumentov pri štúdiu, vyhotovovanie kópie archívneho dokumentu a prístup k archívnym pomôckam, ktoré Archív Ústavu pamäti národa spravuje.
2. Bádateľský poriadok sa vydáva za účelom splnenia jednej zo základných povinností upravenej v ustanovení § 7 písm. e) zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon o archívoch a registratúrach"), v súlade so zákonom
   č. 553/2002 Z. z. o sprístupnení dokumentov o činnosti bezpečnostných zložiek štátu
   1939 − 1989 a o založení Ústavu pamäti národa (ďalej len „Zákon o pamäti národa"), vyhláškou Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
   a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov").

Článok II.
Zriadenie a postavenie Archívu

1. Archív Ústavu pamäti národa (ďalej len „Archív") patrí v rámci sústavy archívov Slovenskej republiky do skupiny verejných archívov ako špecializovaný archív právnickej osoby zriadenej zákonom, ktorého archívne fondy sú súčasťou archívneho dedičstva Slovenskej republiky.
2. Archív bol zriadený so súhlasom Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, sekcie verejnej správy, odboru archívov a registratúr, sp. zn. SVS-204-2004/00383 zo 7. júla 2004 pod ev. číslom 523.

Článok III.
Typizácia archívnych dokumentov určených na štúdium

1. Bádateľ môže spravidla študovať iba sprístupnené archívne dokumenty, teda dokumenty, ku ktorým Archív alebo pôvodný vlastník už vyhotovil archívnu pomôcku (inventár, katalóg a pod.), a ktorých obsah neohrozuje bezpečnosť a záujmy štátu a/alebo práva
   a právom chránené záujmy fyzických osôb alebo k nemu nie je obmedzený prístup z iného, zákonom predvídaného dôvodu.
2. Povolenie na štúdium sprístupnených archívnych dokumentov vydáva riaditeľ Archívu na základe písomnej žiadosti, ktorou sa rozumie riadne vyplnený bádateľský list.
3. V prípade, ak archívne dokumenty nie sú sprístupnené (v zmysle Zákona o archívoch
   a registratúrach), Archív môže prístup k takýmto archívnym dokumentom obmedziť; proti rozhodnutiu riaditeľa Archívu o obmedzení prístupu k archívnym dokumentom môže žiadateľ podľa § 13 ods. 8 Zákona o archívoch a registratúrach podať odvolanie.

Článok IV.
Pravidlá vstupu do bádateľne

1. Archívne dokumenty možno študovať len v priestoroch na tento účel vyhradených (ďalej len „bádateľňa"). Do priestorov, v ktorých sú archívne dokumenty uložené, nemajú bádatelia prístup.
2. V priestoroch bádateľne je zakázané zhotovovať akékoľvek zvukové a audiovizuálne záznamy alebo fotografie bez predchádzajúceho súhlasu riaditeľa Archívu.
3. Bádateľ sa pri každej návšteve bádateľne zapíše do knihy návštev bádateľne, kde čitateľne uvedie dátum návštevy, meno, priezvisko a účel návštevy, ktoré autorizuje vlastnoručným podpisom.
4. Bádateľ je pred začatím štúdia povinný vyplniť bádateľský list, ktorý predstavuje žiadosť
   o prístup k archívnym dokumentom formou štúdia a preukázať svoju totožnosť platným občianskym preukazom, cestovným pasom alebo iným obdobným dokladom zamestnancovi poverenému službou a dozorom v bádateľni, ktorý skontroluje správnosť údajov uvedených
   v bádateľskom liste; bádateľ vypĺňa nový bádateľský list pre každý kalendárny rok, pri každej zmene účelu štúdia alebo témy štúdia.
5. Bádateľ je povinný na požiadanie preukázať svoju totožnosť pred každým vstupom do bádateľne za účelom štúdia archívnych dokumentov, inak mu štúdium nebude umožnené. Do bádateľne je umožnený vstup len osobám, ktoré nie sú pod vplyvom omamnej alebo psychotropnej látky, osobám, ktoré nie sú ozbrojené a osobám, ktoré dodržiavajú všeobecne uznávané normy správania a sú v takom fyzickom a psychickom stave, ktorým neohrozia archívne dokumenty a život alebo zdravie bádateľov a zamestnancov Archívu. Právo navštíviť bádateľňu možno bádateľovi odoprieť aj z hygienických dôvodov.
6. Bádateľ si pred vstupom do bádateľne odloží kabát, príručnú batožinu a iné osobné veci do jemu pridelenej skrinky.
7. Do bádateľne môže bádateľ vstupovať len s ceruzou, vlastnými voľnými listami papiera bez dosiek, prípadne s vlastnými záznamovými zariadeniami ako sú príručný skener, fotoaparát, kamera, osobný počítač a pod., ktoré je povinný uviesť do tichého režimu, aby pri štúdiu nevyrušoval iných bádateľov. Zamestnanec Archívu môže na požiadanie bádateľovi povoliť vstup do bádateľne s knihami, novinami alebo časopismi, ak ich potrebuje pri štúdiu archívnych dokumentov.
8. Bádateľ nesmie do bádateľne vnášať jedlo, tekutiny, ostré predmety, opravovače textových chýb a iné predmety, ktorých použitie by mohlo spôsobiť poškodenie archívnych dokumentov.
9. Po ukončení štúdia je bádateľ povinný vo verejnom záujme predložiť zamestnancovi Archívu svoje veci na kontrolu za účelom zistenia, či nevynáša archívne dokumenty z bádateľne (najmä roztvoriť osobný počítač, skener, predložiť vlastné listy papiera, a pod.).
10. Termín návštevy bádateľne si bádateľ dohodne dopredu prostredníctvom emailu, telefonicky alebo osobne počas otváracích hodín bádateľne.
11. Bádateľňa je pre verejnosť otvorená v čase, ktorý je zverejnený na webovej stránke Ústavu pamäti národa (ďalej len „ÚPN"); s výnimkou obmedzení z objektívnych príčin.

Článok V.
Pravidlá prístupu k informáciám o archívnych dokumentoch

1. Bádateľ môže základné informácie o archívnych dokumentoch získať z archívnych pomôcok, ktoré sú prístupné v bádateľni ako aj na webovom sídle ÚPN.
2. Archívne pomôcky sú prístupné na webovej doméne ÚPN. Na prezenčné štúdium v bádateľni ich zapožičia bádateľovi zamestnanec Archívu, ktorému ich bádateľ po ukončení štúdia vráti
   v pôvodnom fyzickom stave.
3. V prípade, ak archívne pomôcky spĺňajú znaky predmetu ochrany v zmysle zákona
   č. 185/2015 Z. z. Autorský zákon (ďalej len „Autorský zákon"), bádateľ je povinný s nimi zaobchádzať ako s predmetom duševného vlastníctva.

Článok VI.
Pravidlá prístupu k archívnym dokumentom

1. Bádateľ je pri štúdiu archívnych dokumentov povinný dodržiavať pokyny zamestnanca Archívu. Bádateľ môže požiadať zamestnanca Archívu o základnú konzultáciu pri vyhľadávaní a spresnení údajov o archívnych dokumentoch k téme štúdia; zamestnanec nie je povinný poskytovať bádateľovi pomoc pri čítaní textu archívnych dokumentov, jeho preklade do iných jazykov, interpretácii dokumentov, ako ani podávať výklad o historických reáliách súvisiacich
   s archívnymi dokumentmi a pod.
2. Prístup k archívnym dokumentom je podmienený vyplnením žiadosti o poskytnutie archívnych dokumentov (ďalej len „žiadanka") s uvedením mena a priezviska bádateľa, názvu fondu, čísla ukladacej jednotky, inventárneho čísla či signatúry, ktorú žiada bádateľ na štúdium, a ktorá je následne datovaná a autorizovaná. Do žiadosti je bádateľ povinný uviesť aj účel prístupu k archívnym dokumentom podľa čl. VI ods. 5 tohto Bádateľského poriadku. Bádateľ je oprávnený zaslať svoju žiadosť Archívu aj prostriedkami diaľkového prístupu (formou listu, emailom, elektronickou žiadankou zverejnenou na webovom sídle ÚPN a pod.) s autorizáciou pri najbližšej návšteve Archívu; v prípade, ak takto zaslaná žiadosť neobsahuje požadované údaje a/alebo nie je zrejmá, jasná a konkrétna, považuje sa do doby jej spresnenia za informatívnu a nezáväznú. Žiadanka sa následne pripojí k bádateľskému listu.
3. Bádateľ je oprávnený požiadať zamestnanca Archívu o vyhľadanie údajov v databázach Archívu za účelom zistenia, či sa v archívnych dokumentoch alebo pomôckach vyskytujú informácie o konkrétnej osobe, a to za predpokladu, že sa vzťahujú k téme štúdia a bádateľ uvedie dostatok relevantných údajov, ako meno, priezvisko a rok narodenia vyhľadávanej osoby.
4. Na štúdium Archív spravidla predkladá digitálne študijné kópie archívnych dokumentov, v ktorých sú anonymizované osobné a osobitné osobné údaje. Prístup k osobným údajom v archívnych dokumentoch je možný:
   1. po uplynutí 90 rokov od vzniku záznamu, ak osobitný zákon alebo medzinárodná zmluva neustanovuje inak;
   2. po predložení písomného súhlasu s osvedčeným podpisom fyzickej osoby, o ktorej osobné údaje ide, alebo jej zákonného zástupcu, alebo blízkej osoby, ak táto fyzická osoba už nežije alebo
   3. ak účelom využitia archívneho dokumentu je historický výskum alebo iný vedecký výskum (ďalej len „vedecký účel").
5. Účel prístupu k archívnym dokumentom môže byť vedecký, súkromný, mediálny alebo úradný. Žiadateľ o prístup k archívnym dokumentom na vedecký účel predloží písomné potvrdenie subjektu, pre ktorý výskum realizuje; ak žiadateľ písomné potvrdenie nepredloží, Archív žiadateľovi prístup k archívnym dokumentom obmedzí.
6. Archív pripraví bádateľovi vyžiadané archívne dokumenty na úradný a vedecký účel do 30 pracovných dní odo dňa doručenia žiadosti. Termín predloženia archívnych dokumentov na iný účel prístupu si bádateľ dohodne so zamestnancami Archívu. Dĺžka prípravy dokumentov závisí od rozsahu vyžiadaných archívnych dokumentov, množstva osobných údajov, ktoré v nich Archív anonymizuje a možností Archívu.
7. Archív poskytne bádateľovi na štúdium denne max. 2 ukladacie jednotky archívnych dokumentov (škatuľa, fascikel, kniha a pod.) alebo 10 zväzkov (ak tieto neprevyšujú rozsah
   2 ukladacích jednotiek archívnych dokumentov) alebo 20 jednotlivín (zbierkový materiál, plagáty, mapy, obrazový materiál a pod.). V odôvodnených prípadoch môže riaditeľ Archívu alebo ním poverený zamestnanec udeliť súhlas na poskytnutie archívnych dokumentov nad vyššie uvedený limit, za predpokladu, že o to bádateľ vopred požiada a uvedie presný zoznam požadovaných evidenčných jednotiek archívnych dokumentov, a takto poskytnuté archívne dokumenty dokážu byť po ich vrátení zamestnancom bez ťažkostí skontrolované.
8. Bádateľ zodpovedá za ochranu archívnych dokumentov poskytnutých na štúdium. Bádateľ nesmie meniť obsah a fyzický vzhľad archívnych dokumentov zmenou ich usporiadania, ich označovaním, podčiarkovaním, prečiarkovaním, vymazávaním alebo vpisovaním do nich; nesmie ich krčiť, trhať, skladať, spínať, používať ako písacie podložky, opierať sa o ne, klásť na ne osobný počítač, prípadne iné elektronické zariadenie a obracať jednotlivé strany archívnych dokumentov navlhčenými prstami alebo iným spôsobom poškodzovať archívne dokumenty.
9. Bádateľ môže mať pri štúdiu otvorenú iba jednu škatuľu s archívnymi dokumentmi, jeden spisový obal alebo jeden zväzok knihy, pričom archívne dokumenty môže klásť iba na stôl v bádateľni, ktorý pri štúdiu využíva a ktorý mu bol za týmto účelom pridelený zamestnancom Archívu.
10. Bádateľovi sa zakazuje vynášať archívne dokumenty z bádateľne; vynesenie akéhokoľvek archívneho dokumentu sa bude považovať za odcudzenie, ktoré má za následok hrubé porušenie Bádateľského poriadku.
11. Archívne dokumenty sú bádateľovi v bádateľni rezervované len na dobu nevyhnutnú k ich štúdiu. Archív nevyhradí bádateľovi dokumenty v Archíve, ak bádateľ nezačne štúdium objednaných archívnych dokumentov do 30 dní od dohodnutého termínu štúdia, alebo preruší ich štúdium na obdobie dlhšie ako 15 dní.
12. Ak bádateľ opakovane nedodrží dohodnutý termín štúdia, môže mu byť štúdium archívnych dokumentov odopreté až do konca kalendárneho roka.
13. Bádateľ je povinný po každej študijnej návšteve odovzdať zamestnancovi Archívu archívne dokumenty v pôvodnom fyzickom stave, usporiadaní a počte, v akom mu boli poskytnuté. Ak má bádateľ záujem pokračovať v ďalšom štúdiu archívnych dokumentov, oznámi túto skutočnosť zamestnancovi Archívu, s ktorým si dohodne nasledujúci termín svojej návštevy. Ak bádateľ ukončil štúdium archívnych dokumentov, oboznámi s touto skutočnosťou zamestnanca Archívu.
14. Bádateľ môže v súvislosti s jeho študijnou témou využívať knižničné jednotky (knihy, časopisy, noviny a pod.) z knižnice Archívu; štúdium knižničných jednotiek upravuje samostatný predpis.
15. Bádateľ môže použiť informácie, ktoré získal z archívnych dokumentov iba na účely uvedené v bádateľskom liste. Bádateľ je povinný vo svojich odborných, vedeckých alebo iných prácach uviesť názov Archívu, názvy využitých archívnych fondov a zbierok, signatúry archívnych dokumentov, ako aj názvy archívnych pomôcok a mená zostavovateľov archívnych pomôcok, z ktorých získal informácie.

Článok VII.
Vyhotovovanie kópie archívnych dokumentov

1. Bádateľ môže na základe písomnej žiadosti požiadať o vyhotovenie kópie archívneho dokumentu (aj digitálnej) uloženého v Archíve, v prípade, ak to nie je v rozpore so všeobecne záväznými právnymi predpismi; formulár žiadosti mu na požiadanie poskytne zamestnanec Archívu, s ktorým si zároveň dohodne termín prevzatia.
2. Archív môže odmietnuť vyhotovenie kópie archívneho dokumentu, ak by tým mohlo dôjsť k porušeniu všeobecne záväzných právnych predpisov alebo k poškodeniu archívneho dokumentu.
3. Vydané kópie môže bádateľ použiť výlučne len na študijné účely a bez písomného povolenia Archívu ich nesmie publikovať ani inak zverejňovať; všetky právne dôsledky prípadného zverejnenia alebo publikovania na seba preberá bádateľ.
4. V odôvodnených prípadoch môže bádateľ písomne požiadať o zverejnenie archívneho dokumentu za účelom mediálneho, resp. komerčného spracovania (výstavy, knižné publikácie...). Povolenie sa vydáva na jednorazové použitie s obmedzením na konkrétny archívny dokument za predpokladu dodržania podmienok týkajúcich sa ochrany osobných údajov a zachovania práv ÚPN pri používaní kópií dokumentov.
5. Bádateľ nesmie zverejniť kópiu archívneho dokumentu, ak by tým mohlo dôjsť k porušeniu Autorského zákona alebo práv vyplývajúcich zo Zákona o ochrane osobných údajov.
   Všetky právne dôsledky spojené so zverejnením alebo publikovaním kópie archívneho dokumentu na seba preberá bádateľ.
6. Vyhotovenie kópie archívneho dokumentu je spoplatnené podľa aktuálneho cenníka, ktorý tvorí neoddeliteľnú súčasť tohto Bádateľského poriadku.

Článok VIII.
Používanie vlastného reprografického zariadenia

1. Bádateľ môže v bádateľni používať vlastné reprografické zriadenia bez prídavných svetiel (fotografický prístroj, kamera, skener a pod.) len na základe písomnej žiadosti, ktorú schvaľuje riaditeľ Archívu. Povolenie sa vydáva na dobu určitú, s rozsahom na všetky študované archívne a knižničné dokumenty a stáva sa súčasťou bádateľského listu bádateľa.
2. Použitie reprografického zariadenia sa vzťahuje len na archívne a knižničné dokumenty, nemožno ho použiť na zaznamenanie priestoru určeného na štúdium, prípadne osôb v ňom prítomných.
3. Bádateľ je povinný pri používaní reprografických zariadení dbať na ochranu osobných údajov a autorských práv.
4. Pri vyhotovovaní kópií a ich ďalšom zverejňovaní a publikovaní sa primerane použijú ustanovenia čl. VII tohto Bádateľského poriadku.

Článok IX.
Sankčné ustanovenia

1. V prípade, ak bádateľ hrubo poruší tento Bádateľský poriadok (odcudzenie, zničenie alebo poškodenie archívneho dokumentu, použitie vlastného reprografického zariadenia bez súhlasu, zverejnenie kópií archívnych dokumentov bez predchádzajúceho súhlasu Archívu), môže mu Archív podľa rozsahu previnenia obmedziť prístup k archívnym dokumentom na obdobie až 10 rokov.
2. Bádateľ, ktorý hrubo poruší Bádateľský poriadok, je povinný uhradiť Archívu náklady vynaložené na odstránenie spôsobenej škody alebo cenu odcudzeného alebo zničeného archívneho dokumentu zistenú znalcom.

Článok X.
Spoločné a záverečné ustanovenia

1. Tento Bádateľský poriadok nadobúda účinnosť dňa 1. júla 2024.
2. Bádateľský poriadok sa vzťahuje aj na interných zamestnancov ÚPN, v prípade, ak vnútorné predpisy neustanovujú inak, účastníkov exkurzií konaných v Archíve a osoby, ktoré so súhlasom riaditeľa Archívu zhotovujú zvukový alebo audiovizuálny záznam a fotografie.
3. Zmeny a doplnenia Bádateľského poriadku môžu byť vykonané výhradne písomne, formou očíslovaných dodatkov, schválených Správnou radou ÚPN.

Článok XI.
Zrušovacie ustanovenia

Účinnosťou tohto Bádateľského poriadku sa zrušuje Bádateľský poriadok zo dňa 14. 12. 2004 v plnom rozsahu.

V Bratislave dňa 21. 06. 2024

Jerguš Sivoš, PhD.
predseda Správnej rady
Ústavu pamäti národa

Príloha č. 1
Cenník poskytovaných služieb

1. Vyhotovenie elektrografických kópií (xerokópie)

2. Vyhotovenie digitálnych kópií